PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA APLICACIÓN DE LA EAD (ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION):
HACIA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA EN ARCHIVOS

Eduardo Peis, Antonio A. Ruiz Rodríguez y Mercedes de la Moneda
Facultad de Biblioteconomía y Documentación

Universidad de Granada
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Resumen: Los archivos deben de ser sometidos a revisión con el objetivo de hacer frente a todo tipo de materiales y formatos electrónicos y ofrecer un acceso integral a los recursos informativos, incluso externos. Esta reevaluación requerirá enfocar la atención sobre las normas de la tecnología de la información que influyen y gobiernan estos nuevos usos de la información. Presentamos una estrategia metodológica que partiendo de la aplicación de la ISAD (G), para la normalización de la información descriptiva, propone su posterior codificación utilizando un lenguaje de marcaje normalizado como SGML. Este último paso, de acuerdo con el DTD EAD, ya desarrollado, permite manipular esta información como electrónica. La perfectamente posible convergencia entre el DTD EAD y los campos de la ISAD (G), hacen viables las operaciones propuestas.

Descriptores: Descripción en archivos/Información electrónica/ISAD (G)/SGML/EAD

1.- Introducción

En la actualidad, existe un volumen exponencialmente creciente de información archivada en formatos cada vez más complejos, y los recursos económicos y administrativos destinados a los archivos se han mantenido relativamente estables (es decir, muy escasos). Por otra parte, los continuos avances tecnológicos y su aplicación al tratamiento y gestión de la información y los documentos han modificado los comportamientos de los usuarios de la información. Estos nuevos comportamientos han de provocar que los archiveros reformulen la manera de preparar y presentar la información de sus archivos, procurando rentabilizar los escasos recursos.

Los archivos deben de ser sometidos a revisión con el objetivo de hacer frente a todo tipo de materiales y formatos electrónicos y ofrecer un acceso integral a los recursos informativos, incluso externos. No se trata de partir de cero sino, como decía Croft (1995) al referirse a las líneas de investigación actuales en IR (Information Retrieval), de reorientar los esfuerzos.

Esta reevaluación requerirá enfocar la atención sobre las normas de la tecnología de la información que influyen y gobiernan estos nuevos usos de la información. Las normas ofrecen el mecanismo para utilizar los recursos existentes de una manera más eficiente. Los archiveros necesitan capitalizar la nueva noción de información como un producto básico, tal como se usa ahora para la gestión de recursos documentales, y sus conceptos tradicionales sobre información como un mecanismo cultural y herramienta de gestión. Como afirma Margaret Hedstrom (1988) al referirse a las ventajas de utilización de los discos ópticos en los archivos: "las normas para cifrar, almacenar e intercambiar datos o documentos son esenciales para permitir el acceso futuro a los archivos almacenados en los medios magnéticos u ópticos, para que la preservación de éstos sea posible económicamente y para permitir el traspaso de información entre generaciones diferentes de tecnologías de almacenamiento y recuperación. El desarrollo difundido y la adopción de normas por parte de los fabricantes de equipos informáticos, diseñadores de programas y usuarios de sistemas modernos de información, permitiría que los archivos limitaran la necesidad de contar con equipos y programas de acceso a solo un reducido número de sistemas, los cuales pueden recuperar información mediante aplicaciones diversas".

En el campo de los archivos se utilizan "normas", por ejemplo, en el terreno de la conservación o de la reprografía, pero nunca, hasta ahora, se ha elaborado y llevado a la práctica una norma para la gestión y/o la descripción de aceptación generalizada. Las características inherentes a la documentación de archivo, el enorme volumen de registros producidos y la diversificación de medios también han contribuido a esta disociación entre las normas y los archivos.

Los recursos limitados y el tamaño relativamente pequeño de la profesión archivística han constreñido la capacidad de los archiveros de desarrollar e influir en las normas. Como afirma Cerni (1984), una autoridad en normas técnicas de información, "la participación eficaz para el establecimiento de normas está compuesta de las siguientes cuatro exigencias mínimas: tiempo, dedicación, continuidad y apoyo financiero".

A pesar de todos los problemas que han mantenido a la profesión archivística alejada de las normas, la "era de la información" hace esencial que los archiveros se interesen más en normalizar sus propias prácticas profesionales e influyan en otras normas relativas a la información en cuanto que pudieran afectar la naturaleza e integridad de los archivos. Las normas son, en consecuencia, un instrumento esencial para la profesión archivística a nivel mundial (Cox 1992).

En principio, y en este contexto, serían aplicables todos los niveles de normas. Por ejemplo, teóricamente sería posible desarrollar sistemas expertos que ayudasen a realizar áreas funcionales básicas, como la valoración y la referencia archivísticas. Sin embargo, tales sistemas solamente pueden ser eficaces si las prácticas archivísticas han sido suficientemente normalizadas (Hirtle 1987). Por todo ello, consideramos necesario desarrollar una propuesta metodológica que permita vislumbrar las ventajas de aplicación de normas en los archivos. El primer paso lógico consistiría en una normalización de las operaciones. Por sus especiales características, muchas de las prácticas archivísticas tradicionales son muy difíciles de normalizar, incluso una actividad fundamental para el control y acceso a la información como es la descripción, en el contexto archivístico ha planteado serias dificultades para su normalización a nivel internacional.

El presente trabajo fue planteado partiendo de la premisa de que para la normalización "total" del proceso de descripción debíamos contar con cuatro aproximaciones: la normalización de los elementos de descripción, la normalización del contenido de estos elementos, la normalización de los instrumentos de descripción en sí mismos y la normalización de los lenguajes de recuperación. Para acercarnos a la consecución de estos objetivos hemos desarrollado una estrategia metodológica que partiendo de la aplicación de la ISAD (G) [International Standard Archival Description (General)] (International Council on Archives 1994), para la normalización de la información descriptiva, propone su posterior codificación utilizando un lenguaje de marcaje como SGML (Standard Generalized Markup Language) cuyo uso está regulado por la norma ISO 8879 (International Organization for Standardization 1986). Este último paso, de acuerdo con el DTD (Document Type Definition) EAD (EAD home 1998), ya desarrollado, permite manipular esta información como electrónica. La perfectamente posible convergencia entre el DTD EAD y los campos de la ISAD (G), hacen viables las operaciones propuestas.

El proceso ha sido comprobado mediante su aplicación experimental a una muestra del fondo "Melchor Fernández Almagro" del Archivo "Casa de los Tiros" de Granada. Presentamos a continuación un ejemplo de los resultados de dicha aplicación que nos permite extraer conclusiones que apoyan la implementación extensiva del método, adelantando las ventajas de su utilización. No obstante, antes de comentar el desarrollo práctico hemos de aproximarnos al esqueleto normativo en que se basa la experiencia: la ISAD(G), SGML y EAD.

2.- ISAD(G)

A pesar de los problemas apuntados, el movimiento internacional hacia la normalización de la descripción archivística, aunque centrado tan sólo en las dos primeras aproximaciones citadas, se halla muy avanzado, por lo que nuestra propuesta metodológica parte del análisis de las posibilidades de aplicación de la norma ISAD(G).

En la descripción, como en otros procesos archivísticos, la unanimidad no es, ni siquiera aproximadamente, total. Múltiples factores (variedad y unicidad de los materiales de archivo, tamaño y complejidad de la organización original, variación en los niveles de descripción, diversidad terminológica, etc.) inciden en la descripción archivística y han hecho que en cada época y en cada país se desarrolle una terminología, una técnica y una metodología distinta, lo que hace especialmente difícil la normalización internacional de la descripción archivística.

De las diferentes formas de enfrentar estos y otros aspectos de las descripciones archivísticas surgen diferentes tendencias que deben de ser eliminadas a la hora de realizar la normalización del proceso. De hecho, el primer paso para el desarrollo de una norma a nivel internacional para la descripción en archivos, además de tratar de evaluar la teoría y la práctica del resto de los paises, fue el análisis comparativo de tres estándares nacionales que se desarrollaron en los años ochenta hacia la normalización de la descripción archivística: el proyecto británico MAD (Cook y Procter 1989), el proyecto canadiense RAD (Bureau of Canadian Archivist 1990) y el proyecto estadounidense APPM (Hensen 1989).

En realidad el proyecto canadiense y el APPM se basan en la idea de que es posible adaptar las técnicas de catalogación empleadas en bibliotecas a las necesidades de la descripción de archivos. En concreto, apoyarse en las normas internacionales de catalogación (ISBD) y más precisamente en las Angloamerican Cataloging Rules. En cambio, el MAD británico pretendía "normalizar" la descripción de archivos sin este apoyo externo.

El motivo fundamental para el apoyo y adaptación de normas de descripción bibliográfica, según los propios autores, es el hecho de que pueden de esta forma aprovechar las redes de intercambio de información bibliográfica existentes. Sin embargo, en el plano internacional, las especiales características de la descripción de documentos en archivos aconsejaban seguir el ejemplo del MAD.

Fue precisamente esta última, la opción elegida por una comisión Ad Hoc creada bajo los auspicios del Consejo Internacional de Archivos y la UNESCO. Las labores de la comisión llevaron a la elaboración de una "declaración de principios básicos" de descripción de archivos, así como al desarrollo, a largo plazo, de unas "reglas generales de descripción" y la elaboración de reglas detalladas para cada uno de los niveles de descripción.

El resultado, tras diversos periodos de revisión, se ha materializado en la versión actual (sobre la cual aun se propone un nuevo ciclo de revisión) de la ISAD(G).

Tras un análisis preliminar de dicha norma descubrimos que los objetivos de partida de nuestro proyecto podían ser satisfechos mediante la aplicación de la ISAD(G).

Efectivamente, se trata de reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Las reglas determinan la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. En esta estructura, los elementos son agrupados en seis áreas de información: 1) área de mención de identidad; 2) área de contexto; 3) área de contenido y estructura; 4) área de acceso y utilización; 5) área de materiales relacionados; y 6) área de notas.

Las posibilidades para el intercambio internacional están contempladas en la propia norma, ya que de los veintiséis elementos disponibles tan sólo unos pocos (código de referencia, título, fecha, extensión y nivel de descripción) son considerados esenciales para dicho intercambio.

La variabilidad con respecto a los niveles de descripción está solventada mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo, debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

En el nivel de fondo, se debe dar información sobre el fondo como un todo. En el próximo y siguientes niveles, se debe dar información sobre las partes que se describen. Las descripciones resultantes se presentarán en una relación jerárquica de parte-todo que va del nivel más amplio (fondo) al más específico.

Se proporcionará sólo la información que sea adecuada al nivel que se está describiendo. Por ejemplo, no debe proporcionarse información detallada del contenido de un expediente si la unidad de descripción es un fondo; ni una historia administrativa de un departamento entero si el productor de la unidad de descripción es una división o rama del mismo.

No obstante, al utilizar esta técnica se debe relacionar cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, en su caso, y se debe identificar el nivel de descripción. Naturalmente, la información común a todas las partes que se incluirá en el nivel más alto, no se debe de repetir en un nivel más bajo de descripción.

Los puntos de acceso están, naturalmente, basados en los elementos de descripción. El valor de los puntos de acceso se asegura mediante el control de autoridad. Para llevar a cabo este control de autoridad es para lo que se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF) (International Council on Archives 1996). Esta norma merece un comentario aparte, ya que en la descripción archivística puede resultar fundamental mantener registrada la información sobre el contexto de producción.

En sistemas de información bibliotecarios, la entidad representada en un punto de acceso es la base de una descripción normalizada denominada registro de autoridad. El registro de autoridad consta de una entrada de autoridad (por ejemplo, una formulación normalizada del nombre o término usado como punto de acceso) combinada con otros elementos de información que clarifican la información relativa a dicha entidad o apuntan a otras entradas de autoridad.

Las descripciones contextuales normalizadas para archivos (que representan completamente una entidad creadora y mejoran la comprensión de las descripciones de documentos de archivo a las cuales están conectadas) deben de hacer un mucho mayor uso de "otros elementos de información" del que se hace en el caso de los tradicionales registros de autoridad. Para remarcar esta distinción, las descripciones contextuales normalizadas para archivos podrían ser denominadas archival authority records. En una fase posterior de nuestro proyecto, el empleo de la ISAAR(CPF) para la creación de un registro de autoridad archivístico permitirá contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor, de forma que sea fácilmente apreciable el contexto de creación de un conjunto de documentos archivísticos.

Además de cumplir los dos objetivos inciciales (normalización de los elementos de descripción y normalización del contenido de estos elementos) mediante la aplicación de la ISAD(G) y la ISAAR(CPF) (en una etapa posterior), el creciente papel de las redes en el acceso a la información sobre fondos y el deseo de ir más allá de la información proporcionada por registros legibles por ordenador en formatos "privados", nos impulsó a desarrollar una siguiente fase metodológica: la codificación, empleando un lenguaje de marcaje normalizado internacionalmente, de la estructura de datos.

3.- SGML

Si de lo que se trata es de diseñar sistemas de recuperación que permitan la difusión a nivel internacional de información descriptiva de material de archivo, algunos de los principales aspectos de la descripción archivística que influirían en el desarrollo de tales sistemas serían: la adición de nuevo material a clases ya existentes, la variación en la profundidad o complejidad de la descripción, la posibilidad de una presentación parcial de la información, la diversidad de objetivos perseguidos, la variedad de puntos de acceso en un mismo sistema, la dificultad en la coordinación de sistemas, la variedad de terminología, la dificultad de relacionar las descripciones archivísticas con sistemas nacionales o internacionales de catalogación y normas bibliográficas, los diferentes códigos de referencia, el formato de presentación e intercambio o el potencial de los diferentes motores de recuperación.

Muchas de estas cuestiones se solucionarían codificando la información descriptiva estructurada con un lenguaje de "etiquetado" normalizado internacionalmente.

En los sistemas bibliotecarios, para posibilitar la importación/exportación de información en formato electrónico y la creación de bases de datos que permitan la inclusión de información en múltiples formatos diferentes, se está empleando el lenguaje normalizado SGML (Corthous y Philips 1996).

SGML es un metalenguaje, que es un medio de describir formalmente un lenguaje, en este caso, un lenguaje de codificación etiquetado. Es un sistema "descriptivo" que se sirve de códigos que simplemente ofrecen nombres para categorizar e identificar partes de un documento. Esto significa que SGML es un protocolo elaborado para expresar estructuras de contenido más que apariencia de documentos. Es decir, usa códigos de marcaje (etiquetas) que simplemente proporcionan nombres para categorizar partes de un documento. Códigos de marcaje como "<para>" o "\end{list}" pueden simplemente identificar una parte de un documento y expresan de ella que "el siguiente elemento es un párrafo" o "este es el final de la lista iniciada más recientemente", etc. Por contra, un sistema de marcaje de procedimiento define qué proceso debe ser desarrollado en un punto concreto de un documento: por ejemplo, "mueve el margen izquierdo dos tabulaciones a la izquierda, mueve el margen derecho dos tabulaciones a la derecha, pasa una línea y vuelve de nuevo al margen izquierdo". Con marcaje descriptivo en lugar del de procedimiento, el mismo documento puede ser procesado fácilmente con muchos tipos diferentes de software, cada uno de los cuales puede aplicar diferentes instrucciones de procesamiento.

SGML introduce la noción de "tipo de documento", y consiguientemente un document type definition (DTD). El tipo de un documento es definido formalmente por sus partes constituyentes y su estructura. Esto implica, entre otras cosas, que diferentes documentos del mismo tipo pueden ser procesados de una manera uniforme. Por otra parte, SGML proporciona un mecanismo de aplicación general para la sustitución de cadenas (string substitution), que es una forma simple de asegurar la independencia de sistemas concretos.

De igual manera, debido a su potencia como estructurador del contenido, SGML facilita la accesibilidad al mejorar la discriminación informativa. La capacidad para incluir enlaces internos y externos a otros documentos maximiza las posibilidades de browsing y su independencia de los datos asegura una capacidad innata para la integración de todo tipo de objetos informativos.

Por lo tanto, la codificación SGML de instrumentos de descripción archivística accesibles localmente o en línea a través de las redes podría simplificar, mejorar y expandir el acceso a las colecciones archivísticas haciendo posible la conexión registros catalográficos-instrumentos de descripción. Permitiría también la búsqueda en conjuntos de instrumentos de descripción conectados y el acceso mediante palabras clave a fondos localizados o a elementos anteriormente ocultos.

No es de extrañar que el primer intento de aplicación de una codificación normalizada a los instrumentos de descripción archivística iniciado por la Universidad de California en Berkeley y dirigido por Daniel Pitti (1995), seleccionase SGML como técnica ideal para llevar a cabo dicha codificación.

 

4.- EAD

El resultado de este proyecto fue el diseño de un DTD que definía una clase de documentos que, en términos generales, constaban de una página de título opcional, la descripción de una unidad de material archivístico y unos apéndices también opcionales. La página de título, que presentaba el borrador del DTD, podría incluir variados elementos como la identificación del fondo o el tipo de instrumento de descripción. Una unidad de descripción, de acuerdo con el DTD, podría incluir una breve descripción de la unidad (utilizando elementos etiquetables análogos a los empleados en un registro catalográfico MARC), una más amplia descripción narrativa de la unidad y cualesquiera partes segregables (incluyendo elementos etiquetables como título, fechas, alcance y contenido) y una lista formateada de las partes que contienen a dicha unidad.

El DTD ha sido diseñado para reflejar la jerarquía natural que presenta la organización de los fondos, en conjunción con la jerarquía intelectual que imponen los archivistas con sus prácticas descriptivas. Contiene dos tipos de elementos: aquellos que codifican puntos específicos en la descripción de partes componentes del instrumento de descripción o el material que describe (elementos descriptivos); y aquellos que podrían codificar cualquier característica del documento (elementos genéricos). Estos elementos genéricos generalmente son incluidos en elementos descriptivos.

EAD usa el término instrumento de descripción (finding aid) para referirse a cualquier herramienta jerárquica que haya sido codificada usando EAD y que permitirá a un creador de registros o a un usuario acceder a los materiales que están siendo descritos.

A un nivel muy básico, un documento "instrumento de descripción" codificado utilizando EAD, consta de tres segmentos: uno que proporciona información sobre el instrumento de descripción en sí mismo (su título, compilador, fecha de compilación) (<eadheader>); un segundo componente que incluye las cuestiones preliminares necesarias para la publicación formal del instrumento de descripción (<frontmatter>);y, un tercero que proporciona la descripción del material archivístico en sí misma, además de la información contextual y administrativa asociada (<findaid>).

El <eadheader>, que está basado en el elemento "header" del modelo SGML Text Encoding Initiative -TEI- (Sperber-McQueen y Burnard 1994), abarca cuatro subelementos (<filedesc>, <profiledesc>, <revisiondesc> y <requiredft>) para capturar o contener la mayoría de la información que normalmente es registrada sobre la creación, publicación y la distribución de un documento instrumento de descripción. Otra información adicional sobre el instrumento de descripción que no "cuadra" con el modelo TEI puede ser incluida en el elemento <frontmatter>. En el elemento <findaid> pueden presentarse dos tipos de información que corresponden a los dos subelementos principales que incluye. El elemento "descripción archivística" o <archdesc> presenta información jerárquicamente organizada que describe una unidad de registros o papeles junto con sus partes componentes o divisiones. El elemento "complemento a los datos descriptivos" o <add> contiene información suplementaria opcional que no describe directamente los registros pero facilita su uso por parte de los investigadores (por ejemplo, una bibliografía)..

Valores por defecto son aquellos valores que son aportados automáticamente por el sistema si el codificador del instrumento de descripción no especifica un valor alternativo. Por ejemplo, en el elemento <ead> que sirve para indicar al ordenador el procesamiento de un documento codificado en EAD, hay un atributo llamado audience. Este atributo indica al ordenador si los contenidos de este documento codificado pueden ser accesibles a todos (es decir públicos -public-) o restringidos al personal (es decir privados -private-). Si el codificador no etiqueta este atributo específicamente como private, el sistema considerará automáticamente el atributo como público.

Los puntos de acceso controlado (como encabezamientos de autoridad y encabezamientos de materia) pueden insertarse en cualquier sitio donde halla una <p> (etiqueta que introduce un párrafo de texto cualquiera).

 

Las notas (notes) se definen de acuerdo con su localización. Todos los elementos que podrían ser usados en gran cantidad de otros elementos son definidos genéricamente, pero su estado (es decir, requerido/no requerido, repetible/no repetible) es dependiente del elemento en el que esté incluido.

Cualquier atributo o valor que sea usado para describir materiales a un nivel es automáticamente "heredado" por los elementos a niveles subordinados a menos que EAD especifique lo contrario.

Los atributos reflejan propiedades definidas de un elemento y pueden tomar diferentes valores, dependiendo del contexto en el que aparezcan. Para configurar uno o más atributos, un codificador debe incluir el nombre del atributo en (utilizando los mismos signos "<" y ">" que se utilizan para definir etiquetas) junto al valor(es) que tiene dicho atributo.

EAD proporciona una estructura estándar para mantener información sobre instrumentos de descripción y sobre las colecciones que describe, pero no normaliza el cómo se determina y cómo se incluye el contenido de cada elemento. La forma óptima para asegurar la consistencia es usar normas descriptivas internacionales. Es por ésto, precisamente, por lo que nuestra propuesta parte de la descripción utilizando el modelo ISAD(G) y no se dirige directamente al empleo de SGML.

Centrándonos en el proceso empleado, éste segundo paso no sería en absoluto rentable, con respecto a los recursos necesarios, si no fuese compatible el uso de la ISAD y la codificación de lo producido con su utilización empleando la EAD, en cuyo caso la opción lógica sería desarrollar el proceso descriptivo directamente en modelo EAD, empleando una herramienta de edición SGML. En este sentido, es grato comprobar, dado que la ISAD(G) y la EAD comparten objetivos comunes para facilitar la normalización y el intercambio de datos descriptivos archivísticos a nivel local, nacional e internacional, que EAD ha utilizado, siempre que ha sido posible, la terminología archivística recogida en el glosario recogido en la ISAD(G), además de contemplar medios para etiquetar los veintiséis elementos de datos identificados en la ISAD(G) y codificarlos usando EAD.

La lista de etiquetas EAD que pueden ser usadas para codificar los elementos esenciales especificados en la ISAD(G) puede ser la siguiente:

5.- Desarrollo

Decidimos basar el proyecto en la descripción de fotografías por varias razones: la accesibilidad física (al tratarse de un archivo personal ), las especiales características del material a describir (que nos permitirían evaluar con mayor rigor las normas a emplear y su adaptabilidad) y el interés que representa la conexión texto-imagen.

En trabajos recientes sobre la selección de los distintos elementos de la norma para la catalogación de unidades documentales fotográficas (Ruiz y Álamo 1998) se ha llegado a la conclusión de primar los siguientes aspectos en este último nivel descriptivo por tres motivos:

1.- Si el desarrollo de la norma se hace correctamente la extensión de la información debe ir decreciendo a medida que descendemos en los niveles de descripción. El nivel descriptivo del archivo o del fondo ha de ser más extenso e intenso que el que corresponde a sección, serie o unidad documental. Ya que el usuario pasará por los distintos niveles siguiendo el orden lógico del archivo.

2.- En cualquier norma es un principio básico no reiterar información, por tanto tenemos que entender los niveles descriptivos ajustados a la extensión que les corresponde, metodológicamente solo informar de los aspectos que hemos decidido como fundamentales para ese nivel.

 

3.- En la descripción del nivel unidad documental, el último en la ejecución de la norma ha de primar la simplicidad, lo que será positivo para conseguir claridad descriptiva y rentable para el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Manteniendo estos criterios y habiendo analizado algunos ejemplos hemos tomado la decisión de seleccionar los siguientes elementos:

El proceso descriptivo se tradujo en una serie de registros que conforman nuestra base de datos ISAD(G) que emplea un gestor de bases de datos relacional.

Como ejemplo presentamos la imagen de una de las fotografías descritas y el resultado de su descripción:

3.1.1. ES ACT FFA.C7/014

3.1.2. Victoria

3.1.3. 1925-1935

3.1.4. Unidad documental

3.1.5. 1. Fot. B/N de Papel sobre cartón. 7'5x14

3.2.1. Estudio Torres García. C/ Poeta Zorrilla nº 79. Granada.

3.3.1. Retrato de estudio vertical de medio cuerpo y medio perfil derecho realizado con luz lateral derecha de una mujer joven morena de cabello largo y ondulado con vestido de talle estrecho adornado por cuatro volantes de puntillas.

3.4.5. Conservación buena tratándose de un Colodión mate virado al oro platino. Manchas de la imagen en la parte superior derecha provocadas por contacto externo. El cartón presente manchas de huellas en la parte central derecha e izquierda, doblez en el ángulo superior derecho e izquierdo. En la parte porterior desfoliado con perdida de materia en los ángulos.

3.5.2. Copia digital. C:\ACT.FFA.C7/014

3.5.3. En ES ACT FFA.C9/007 se conserva una fotografía de Victoria siendo niña con firma

3.5.5. Ruiz Rodríguez, Antonio A. (1998) " La Integración de los documentos fotográficos en los archivos personales: El proceso descriptivo." En: V Jornadas Antoni Varés, Girona

3.6.1. En el reverso se registra la siguiente dedicatoria manuscrita: " Louis. ¿ Borrara esta tarjeta la mala impresión de su viaje? A pesar de lo que tu crees te quiere mucho el original." Firmado y rubricado " Victoria "

Hemos de advertir que no presentamos los datos informativos de los niveles de descripción superiores ya que hemos considerado una "simple" unidad documental como más ilustrativa en cuanto a los resultados del proceso. A este respecto, la segunda etapa del proyecto, en nuestra adaptación del modelo EAD, las descripciones para las unidades documentales se recogen bajo el elemento <c> (parte componente), incluido en el elemento <dsc> (descripción de componentes subordinados), perteneciente a su vez al elemento genérico <archdesc> (descripción archivística) de los niveles de descripción superiores. No obstante, y de nuevo en aras de una más fácil comprensión de la viabilidad de las operaciones propuestas, presentamos, en modelo EAD, la información codificada correspondiente a la unidad documental, obviando el encabezamiento y los preliminares.

Empleando el lenguaje de programación perl (1998), hemos diseñado una serie de script que han permitido la conversión "objeto a objeto" (con algunas excepciones) de los dígitos de los elementos de la ISAD(G) a las etiquetas EAD que les pudiesen corresponder.

Se podía haber empleado cualquier función "macro" de un procesador de texto, pero la necesidad de desarrollar algunas derivaciones respecto al modelo general, aconsejaron el empleo de alguna herramienta más flexible, como el lenguaje perl.

El fichero EAD definitivo comenzaría con las denominadas "declaración de sistema", la "declaración EAD" y las "referencias de entidad". Estos segmentos contienen información relativa al sistema empleado para el desarrollo del fichero SGML, al modelo EAD concreto empleado y detalles sobre la autorái y su localización, además de información que permitirá utilizar datos externos al fichero.

Como comentábamos anteriormente, estos componentes (que son aportados por el propio sistema), el <eadheader> y el <frontmatter> (que son comunes a todos los ficheros), además de los datos relativos a los niveles de descripción superiores son obviados en el ejemplo que presentamos. No obstante, respecto al último punto debemos comentar que hemos utilizado la opción de emplear el elemento <c> (componente) con un atributo de nivel (level) con valor unidad documental (ítem), bajo <dsc> o descripción de componentes subordinados con un atributo type (tipo), que representa el nivel de detalle descriptivo, con un valor de "en profundidad" (in-depth) para indicar que se llega a describir unidades.

El modelo EAD resultante del ejemplo propuesto sería el siguiente (hay que hacer notar que en los ficheros SGML no existen espacios, ni tabulaciones. En este caso se han incluido artificialmente para hacerlo fácilmente compresible).


 

6.- Conclusiones

Las nuevas posibilidades tecnológicas y la cada vez más variada gama de formatos y soportes disponibles hacen necesaria una reorientación de la forma en que los archivos tratan y presentan la información. Una forma lógica y eficaz de conseguir este cambio es el empleo de normas.

Tradicionalmente, la relación entre las normas y los archivos ha sido infructuosa por no decir inexistente. Si se crean normas relativas a los archivos o se conocen las posibilidades de aplicación de normas ya existentes (sobre todo relativas a la información y su tecnología), se podrá ampliar el campo de acción de la profesión archivística, reorientar sus modalidades de actuación hacia la nueva noción de información y, en definitiva, conseguir el mayor grado de eficacia con el menor gasto.

Un ejemplo paradigmático puede ser la normalización del proceso descriptivo. El empleo de una norma internacional como la ISAD(G) (y en su momento normas complementarias como la ISAAR -CPF-) para la descripción de material archivístico asegura, una enorme mejora en cuanto a facilidad de acceso, permite la interconexión entre sistemas locales (ya que se utiliza el mismo formato para la entrada de datos informativos) y favorece el intercambio internacional. Por otra parte, el poder contar con registros de autoridad también normalizados, posibilitaría la conexión de la descripción de documentos de archivo con la información relativa a su contexto productivo y compartir registros de autoridad entre sistemas.

A pesar de que sería necesaria la aprobación de una versión definitiva de la norma y la especificación de aspectos particulares en cuanto a la descripción de materiales especiales, la ISAD(G) (con algunas adaptaciones) es muy útil para la descripción de material fotográfico.

Si el producto de la aplicación de la ISAD(G) es codificado de forma adecuada, se puede ir más allá de los registros legibles por ordenador en formatos privados y aprovechas la explosivamente emergente tecnología de redes.

SGML es un metalenguaje normalizado a nivel internacional adecuado para dicha codificación. La información, en formato electrónico, puede ser tratada, gestionada y transferida en el contexto Internet.

El modelo de DTD SGML desarrollado en la Universidad de Berkeley (EAD) es muy apropiado para la codificación estructural de instrumentos de descripción archivística.

La convergencia entre ISAD(G) y EAD, no sólo es posible sino que puede multiplicar la rentabilidad de los recursos. De hecho, EAD normaliza la estructura, pero no el contenido. El poder contar con ambos productos (perfectamente convertibles entre sí) incrementa las posibilidades de explotación de la información descriptiva.

La EAD codifica los componentes de los instrumentos de descripción, facilitando la propia descripción, el control, la "navegación", la indización y la presentación en línea o impresa. Con respecto a la presentación, y en el contexto de material fotográfico, asegura la conexión entre el texto de la descripción propiamente dicha y la imagen digitalizada.

En definitiva el empleo de EAD facilita el intercambio y la "portabilidad", incrementa la intelegibilidad de los instrumentos de descripción en y entre instituciones y permite aprovechar las ventajas de la tecnología de redes.

 

 

 

7.- Referencias

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