Necesidad de una metodología que optimice la gestión documental: estudio de un caso practico.

Angós Ullate, José María
Centro de Documentación Científica. Universidad de Zaragoza

Fernández Ruíz, María Jesús
Centro de Documentación. Ayuntamiento de Zaragoza

Salvador Oliván, José Antonio
Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Zaragoza

Vilas Larré, Marta
Centro de Documentación. Ayuntamiento de Zaragoza

 

Resumen

Uno de los objetivos más importantes de un servicio de información y documentación es el de analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Esta ponencia se basa en la necesidad de establecer un marco metodológico, que permita la gestión de la información y documentación que se genera a lo largo de un proceso documental. Esta gestión tiene que ser sistemática y susceptible de automatización; tiene que basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación, y tiene que permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y adoptar las nuevas Tecnologías de la Información

Se pone de manifiesto la necesidad de un Sistema de Gestión Documental que tenga como objetivo principal el control de calidad del proceso documental.

 

Palabras Clave

Metodología; Sistemas de Gestión de Información; Trabajo Corporativo; Indización Automática; Cadena Documental; Métrica 2.1; Documento; Internet; Intranet.

 

1º.- PLANTEAMIENTO

La labor de un servicio de información y documentación (SID) consiste, por una parte, en localizar la información, allí donde ésta se encuentre, para dar respuesta a preguntas concretas y definidas de un grupo determinado de usuarios y por otra parte difundir información especializada. Esta información debe caracterizarse por su exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía.

Por todo ello uno de los objetivos más importantes de un servicio de información y documentación es el siguiente: analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.

Esta ponencia se basa en la necesidad de establecer un marco metodológico, que permita la gestión de la información y documentación que se genera a lo largo de un proceso documental. Esta gestión tiene que: a) ser sistemática y susceptible de automatización, b) basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentación, c) permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y d) adoptar las nuevas Tecnologías de la Información.

La necesidad de una metodología se justifica, por el rápido proceso de cambio a que se ve sometida la Industria de la Información, cada vez más importante. Nuevas bases de datos son creadas y nuevas interfaces de usuario implementadas, lo que produce, cada vez con más frecuencia, la necesidad de acometer por parte de los SID proyectos especiales y complejos. Estos proyectos de desarrollo de un producto documental, conllevan, en primer lugar, una serie de operaciones que tienen unas características diferentes de las que se presentan en las actividades de la explotación habitual y, en segundo lugar, generan constantemente a lo largo de su desarrollo, una cantidad importante de información y documentación, que exige un método riguroso para su producción y control.

 

2º. – PRINCIPIOS BASICOS

Las formas de comunicación son extremadamente variadas pero su esquema general es aproximadamente el mismo. El principio en que se fundamenta toda comunicación es la circulación de un mensaje entre una fuente (emisor) y un destinatario (receptor), por medio de un soporte (canal).

En una época en que la ciencia domina la vida de todos, la información es el elemento que vivifica y por esto tienen una importancia capital para la sociedad universal. El conocimiento transmitido, la información es un fenómeno de enorme complejidad en la sociedad actual y que afecta profundamente a todos los países y capas sociales.

La información es transmisión del conocimiento, por medio de un soporte especifico llamado documento. Consideramos documento, todo aquel conocimiento objetivado en un soporte que tienen una capacidad de acceso por el resto de personas.

El tratamiento de este conocimiento, es decir, de información, es hoy por hoy un mundo complejo, en el que intervienen especialistas de todas las disciplinas. El salto cualitativo con respecto al panorama de hace 40-50 años es enorme. Entorno al tratamiento de la Información se forma un saber fundamental de naturaleza interdisciplinar, que tiende a construir una ciencia nueva, paradigmática, es decir, un corpus o contenido teórico respaldado por un consenso sobre su objeto, sobre sus métodos, sobre sus procedimientos.

La diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el tratamiento de la Información justifica esta aproximación interdisciplinar. No se trata de almacenar en un orden lógico cierto número de documentos con la pretensión de que esto es Documentación. Documentación es memoria, selección de ideas, reagrupación de nociones y conceptos, síntesis de datos. Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, señalar el material capaz de satisfacer necesidades específicas... Aunque las necesidades son variables, todas se fundamentan sin embargo en el mismo principio: la información tiene que ser confiable, actual y disponible de inmediato.

Todas estas operaciones suponen un trabajo considerable, estructurado, que ha recibido el nombre de cadena documental, constituida por una serie de operaciones materiales e intelectuales interdependientes entre sí. En uno de los extremos de la cadena ingresan los documentos que hay que tratar, en el otro extremo salen los resultados, los productos documentales, referencias y descripción de los documentos, herramientas de búsqueda, publicaciones secundarias y terciarias.

Siempre las mismas operaciones, siempre en el mismo orden. Rapidez, precisión, economía. Definición previa de las tareas (en qué consisten, quién los realiza), con vistas a la racionalización y normalización del trabajo.

De forma breve la cadena documental se compone de las siguientes fases: Recolección, descripción bibliográfica, descripción del contenido, almacenamiento, búsqueda y difusión.

La cadena documental se articula según un desarrollo lógico cuyas diferentes partes pueden desarrollar organismos distintos, la creación de redes, sistemas de cooperación y división de tareas, es un funcionamiento lógico. Redes que se apoyan en el fuerte desarrollo de la informática y la Teledocumentación en los últimos años.

Podemos definir un Sistema de Gestión de la Información como un Sistema diseñado para organizar, almacenar, recuperar y difundir la información. Un sistema de gestión de la información nos permitirá un control de calidad del proceso documental

 

 

3.- LA METODOLOGÍA MÉTRICA 2.1

Metodología de planificación y desarrollo de Sistemas de Información para la Administración del Estado.

MÉTRICA es el método para el desarrollo de sistemas de información promovido por el Consejo Superior de Informática (CSI) constituye el marco general de referencia para toda la Administración, dentro del cual se deberían llevar a cabo los proyectos de desarrollo de sistemas de información.. MÉTRICA es producto del desarrollo de la línea estratégica del CSI de "Mejora de la calidad y la productividad en el desarrollo de software".

La principal característica de MÉTRICA es su flexibilidad ya que se adapta a gran variedad de sistemas y ciclos de vida. Su carácter público y abierto ha permitido su utilización en departamentos informáticos de las Administraciones Públicas y de empresas privadas.

A continuación se resumen los objetivos, la estructura y las fases de esta metodología:

OBJETIVOS DE LA METODOLOGÍA MÉTRICA VERSIÓN 2.1

A medida que crece el volumen de información a manejar en la Administración, aumenta la necesidad de disponer de una Tecnología de la Información que soporte dinámica y eficazmente el funcionamiento normal de los distintos departamentos que la constituyen.

Dicho soporte ha de ser dinámico en el sentido de que debe adaptarse con facilidad a las condiciones, externas e internas, cambiantes de la Organización. Por otra parte, ha de ser eficaz y atenerse estrictamente a las necesidades del usuario. Para ello la comunicación entre las Unidades usuarias y la de Tecnología de la Información es un factor vital y determinante.

La problemática de los Departamentos de Tecnología de la Información que no utilizan ninguna metodología de desarrollo, se puede resumir así:

Escasa o nula documentación de los sistemas, lo que dificulta las tareas de desarrollo, implantación y especialmente la de mantenimiento.

Falta de comunicación con los usuarios, lo que genera productos no entregados a tiempo y que, además, no responden totalmente a las necesidades de los usuarios.

Se justifica, por tanto, la implantación de una Metodología de Desarrollo de Sistemas en la Administración, en la que se defina un conjunto de métodos, procedimientos, técnicas y herramientas que faciliten la construcción de Sistemas de Información, con el fin de:

Satisfacer todas las necesidades de los departamentos usuarios implicados.

Generar la documentación asociada, para facilitar su mantenimiento posterior.

Mejorar la productividad de los departamentos de tecnología de la información.

Los objetivos de la metodología MÉTRICA Versión 2.1 son crear un entorno que permitan al equipo de trabajo construir Sistemas, que:

Den solución a los objetivos considerados prioritarios en la Administración.

Se desarrollen cuando el usuario los necesite y de acuerdo con los presupuestos y duración estimados.

De calidad que se mantengan fácilmente para soportar los cambios futuros de la organización.

Todo ello utilizando un vocabulario común y un conjunto completo de tareas y productos finales que ayuden a construir con éxito Sistemas de Información.

 

ESTRUCTURA DE LA METODOLOGÍA MÉTRICA VERSIÓN 2.1

MÉTRICA Versión 2.1 ofrece un marco de trabajo en el que se define:

Una estructura de proyecto que sirva de guía al equipo de trabajo e involucre a

los usuarios en su desarrollo y en sus puntos decisivos.

Un conjunto de productos finales a desarrollar.

Un conjunto de técnicas para obtener los productos finales.

Las diferentes responsabilidades y funciones de los miembros del equipo de

proyecto y de los usuarios.

Con este fin, se describe en detalle la sucesión de pasos, estructurados en Fases, Módulos, Actividades y Tareas, que se han de seguir en el desarrollo de sistemas informáticos, así como los productos que se obtienen en cada uno de dichos pasos. Estos productos pueden ser, productos finales o bien productos intermedios que servirán para la realización de algún paso posterior. Por último se describe la estructura final de la documentación obtenida.

Las fases en las que se divide MÉTRICA Versión 2.1 son:

FASE 0: PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FASE 1: ANÁLISIS DE SISTEMAS

FASE 2: DISEÑO DE SISTEMAS

FASE 3: CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS

FASE 4: IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

 

A continuación se describen con más detalle cada una de las fases de la Metodología MÉTRICA Versión 2.1.

 

FASE 0: PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier Organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Estos objetivos son:

Definir la información necesaria que se debe obtener con la realización de una Metodología de Planificación, en cuanto a objetivos estratégicos de la Organización y factores críticos de éxito para satisfacer estos objetivos.

Definir la Arquitectura de la Información (procesos y datos) que satisfará los objetivos estratégicos de la Organización.

Definir los nuevos sistemas a desarrollar que permitan implantar dicha Arquitectura. La información obtenida servirá de punto de partida para el desarrollo de cada uno de estos sistemas con MÉTRICA Versión 2.1.

 

 

FASE 1: ANÁLISIS DE SISTEMAS

El propósito de esta Fase será, en primer lugar, describir el alcance, los objetivos y los requisitos del Sistema. Basándose en todo esto, el equipo del proyecto puede examinar distintas alternativas que podrían solucionar el problema y recomendar una de ellas. Con la finalización del primer módulo de esta Fase, Análisis de requisitos del Sistema, se obtendrá, como producto final, un documento donde se establecerá:

El alcance del Proyecto.

El Modelo Lógico Actual de Procesos y el Esquema Lógico Actual de Datos.

Los requisitos de usuario.

El análisis de alternativas, y la solución propuesta.

El segundo objetivo de esta Fase es elaborar un conjunto de especificaciones formales que describan la funcionalidad del Sistema para su aprobación por parte del usuario.Esta descripción se documentará en el módulo siguiente de esta Fase, Especificación Funcional del Sistema, que deberá incluir:

Definición de los Subsistemas.

Definición de los datos del Sistema.

Interfaces de usuario y prototipos.

Especificación de la entrega.

 

FASE 2: DISEÑO DE SISTEMAS

El propósito de esta Fase de Diseño de Sistemas será obtener un conjunto de especificaciones físicas que constituirán el punto de partida para la construcción del Sistema.

Durante el desarrollo de las actividades definidas en esta Fase, se deberá tener en cuenta el entorno tecnológico donde se implantará el sistema.

Este aspecto específico hace necesaria una adaptación muy especial de esta Fase de MÉTRICA Versión 2.1 al entorno físico que posea el Departamento o Unidad de la Administración que comience a utilizar en sus proyectos los estándares aquí representados.

 

FASE 3: CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS

El propósito de esta Fase será construir el sistema partiendo del conjunto de especificaciones físicas del mismo, obtenidas durante la Fase anterior. (Módulo de desarrollo de Componentes del Sistema)

Asimismo, se contemplará la realización de las pruebas unitarias necesarias para asegurar el perfecto funcionamiento de los programas desarrollados.

Durante esta Fase se establecerá la estrategia para desarrollar los procedimientos de usuario y el plan de formación a usuario, identificando los recursos para su realización. (Módulo de desarrollo de Procedimientos de Usuario)

 

FASE 4: IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

El propósito de la Fase de Pruebas e Implantación es probar el equipo lógico, los procedimientos de usuario y la efectividad de la formación para que, una vez aceptado el sistema, se implante y pase a funcionar en un entorno real de producción.

El objetivo fundamental es conseguir la aceptación final del sistema por parte de los usuarios del mismo, para ello:

Se combinarán por primera vez todo el equipo lógico y los procedimientos para un trabajo del sistema real.

Se realizarán las pruebas de aceptación, las cuales constituyen un procedimiento formal ejecutado por los usuarios que permite verificar que el sistema producido es totalmente funcional y satisface los requisitos iniciales, como un paso previo a su implantación.

Se realizarán los procedimientos necesarios para la implantación y puesta en producción del sistema.

 

 

4.- ESTUDIO DE UN CASO CONCRETO:

La metodología seleccionada tiene que permitir gestionar un sistema de información cuyo objetivo principal es la recopilación y difusión de la Normativa Básica vigente del Ayuntamiento de Zaragoza.

Por ley (ley 7/85, de 2 de abril LRBRL) los ayuntamientos tienen potestad reglamentaria, es decir, capacidad para desarrollar, dentro de la esfera de sus competencias, lo dispuesto en las leyes estatales y autonómicas. Esta potestad se materializa a través de las ordenanzas y reglamentos que emite. Las ordenanzas se refieren, en líneas generales, a las normas municipales con efectos sobre los ciudadanos y los reglamentos a las normas internas, de autoorganización.

Las fases en que se divide la metodología que se ha utilizado, basada en METRICA 2.1, son las siguientes:

1ª FASE: PLANIFICACIÓN

Primera etapa: identificación de las necesidades de información de los diferentes grupos de usuarios del sistema.

En el caso concreto de este proyecto se han detectado tres clases de usuarios que demandan distintos niveles de información:

La Administración Pública con el personal técnico municipal.

El administrado o ciudadano que desea conocer la normativa que le afecta.

El profesional de la información que necesita conocer unos datos para poder gestionar la información de una forma adecuada.

El primer grupo de usuarios, el personal técnico municipal, tienen la necesidad de elaborar un compendio o código que reúna toda la Normativa Municipal, así como publicar periódicamente una Reseña Legislativa que recoja las novedades que vayan surgiendo en este campo (nueva normativa) o las sucesivas modificaciones que vayan apareciendo en lo ya reglamentado.

El segundo grupo, el ciudadano administrado, necesita saber y conocer el texto vigente de la norma, tal y como se encuentra en el momento que lo solicita, así como la referencia bibliográfica del boletín donde se publica, para poder acceder al documento primario.

El tercer caso, el profesional que trabaja en el Sistema de Información, como es obvio, necesita información constante para poder generar nueva información.

Es necesario, por lo tanto, difundir de diferentes maneras la información a los usuarios finales, unas veces en formato digital (HTML, CD-ROM, disquette) y otras en papel. Esta información en muchos casos tiene que ser bidireccional, es decir, el sistema se comunica con el usuario y él deberá utilizar nuestro sistema para comunicarse con nosotros.

El usuario puede acceder a nuestra información digital desde cualquier plataforma(Mac, PC..), luego se debe buscar un formato para los documentos que sea lo más portable posible. Cuando se habla de portabilidad, mezclado con la idea de información interactiva, es decir, información mediante la cual el usuario pueda interactuar, se está pensando en el formato html.

Este formato nos permite una presentación sencilla y efectiva en Internet o en Intranet. Cualquier usuario que acceda a Internet es buen conocedor del funcionamiento de los navegadores, por lo que no es necesario ningún período de aprendizaje. Además, gracias a la posibilidad de incluir formularios en nuestras páginas web y comunicar los mismos con CGI en nuestra máquina remota, el formato HTML es perfecto para presentar los documentos, donde el contenido es lo fundamental.

Segunda etapa: definición de los documentos que se van a gestionar.

El concepto de documento en este sistema no solo se refiere a los documentos que entran en él sino también a los documentos que produce, edita y distribuye.

A la hora de definir los documentos que se producirán, editarán y distribuirán, en primer lugar tendremos que tener en cuenta todas las normas establecidas por la organización a la cual pertenece el Sistema de Información , con la finalidad de que todos los documentos, tanto los que almacena el sistema, como los que produce superen todos los controles de calidad. Por ejemplo, en el caso de este proyecto, el "Manual de Identidad Gráfica" del Ayuntamiento de Zaragoza. Y en segundo lugar el Sistema establecerá sus propias normas tanto para determinar si un documento está vivo o muerto, como para la edición, reproducción y distribución de los mismos.

 

Los documentos en este proyecto vendrán definidos por su ciclo de vida, por su estructura (tendremos en cuenta que utilización le darán los usuarios, el formato y medio físico más adecuado en cada caso, bien sea el papel o un medio digital) y por último en la adecuación de los documentos a las características del usuario. Son muy importantes las interfaces que ayudan al usuario a comprender el contenido de los documentos.

La Normativa Municipal del Ayuntamiento de Zaragoza, se identifica tanto por datos formales (título del reglamento u ordenanza), como por datos que describen su ciclo de vida (Fecha de la sesión del Pleno del Ayuntamiento en que se aprueba inicialmente la norma, fecha del Boletín Oficial donde es publicada, Fecha de la sesión del Pleno del Ayuntamiento en que se aprueba definitivamente la norma y Fecha del Boletín Oficial donde se publica definitivamente la norma). Esta información se difunde, se distribuye a través de diferentes documentos secundarios (Reseña Legislativa, Códigos legislativos, etc...) que se editan en diferente formatos (documentos HTML, documentos tipo Word, Acrobat, Texto, con extensión doc, pdf, txt, respectivamente) y se distribuyen a través de diferentes soportes (papel y digital).

En algunos proyectos encontraremos que a la hora de presentar la información, el continente es totalmente inmodificable (ejemplo: documentos oficiales) donde lo que el usuario está viendo o imprimiendo debe ser exactamente igual al diseño original del documento, debemos descartar la idea de utilizar el formato HTML. La razón es muy simple: cada navegador muestra las páginas HTML de una forma muy similar al resto de los mismos pero no igual. En documentos oficiales, por ejemplo, no podemos permitir errores en tabulaciones o espacios no previstos que el navegador introduzca. Por esto mismo se debe pensar en otros formatos, un formato que sea totalmente fiel al continente en cualquier plataforma y que se amolde a nuestras necesidades.

Nuestras necesidades son las siguientes:

Formato absolutamente fiel al continente

Facilitar el manejo

Interactividad con el usuario para poder cumplimentar los campos.

Programa de interpretación de dicho formato asequible al usuario, es decir, distribución gratuita y fácil instalación.

En la cuarta etapa de esta fase analizaremos las nueva tecnologías de la información que permitan satisfacer estas necesidades a través de un documento PDF, donde incluiremos campos de formulario, así como JavaScript para el control de los mismos.

En esta etapa además de identificar los documentos gestionados por el sistema, también se planifica como organizarlos, editarlos y distribuirlos.

Tercera etapa: elaborar el plan de construcción del lenguaje documental que va a permitir recuperar la información almacenada.

En este caso se ha optado, en primer lugar, por la utilización de un lenguaje documental normalizado que permita la clasificación de los documentos, y en segundo lugar, por la utilización de unas herramientas que permiten la indización de un conjunto de documentos (PDF, TXT, Bases de Datos), para poder más tarde realizar desde la propia herramienta búsquedas interactivas que utilicen los comandos del álgebra de Boole (operadores AND, OR, NOT) y la utilización de comodines que permiten el truncamiento de palabras. Estas herramientas también permiten búsquedas por campos (titulo, asunto, palabras clave,...)

Cuarta etapa: estudiar diferentes alternativas tecnológicas aplicables al mundo de la información.

El objetivo principal en esta fase, dentro del proyecto de recopilación y difusión de la Normativa Básica del Ayuntamiento de Zaragoza, ha sido estudiar y evaluar aquellas tecnologías que permitieran satisfacer de la mejor manera y al menor coste las siguientes necesidades:

Editar y difundir los documentos en formato digital de manera rápida y con interfaces amigables

Indizar de manera automática un conjunto de documentos.

Facilitar al usuario el acceso a la información que necesita


Se han analizado las técnicas más actuales de diseño de documentos hipertexto y de Interfaces Gráficas de Usuario, para tratar el caso de los documentos digitales, que presentan unas características dinámicas de las que carecen los documentos en papel.

Aunque la herramienta de diseño de documentos PDF es relativamente antigua, no sucede esto con el plug-in utilizado para la creación de formularios. Por esta razón, nos encontramos ante una aplicación que se debe analizar y evaluar para saber si es la opción correcta para satisfacer nuestras necesidades de formato.

Se han estudiado las prestaciones de algunas aplicaciones (Excalibur, Catalog de Acrobat, iHound indexer, etc..) que permitan la indización de un conjunto de documentos PDF, TXT, Bases de Datos, tambien se han analizado las nuevas tecnologías que indizan automáticamente un conjunto de documentos (ver apartado anterior). La herramienta Catalog de Acrobat que permite indizar un conjunto de documentos para realizar desde el propio Acrobat Exchange búsquedas interactivas. Es una herramienta de búsqueda interesante pero está orientada a la distribución de documentos en CD-ROM, no pudiendo realizar búsquedas a través de Internet.

Un análisis de los documentos hipertexto permite averiguar que a través de sus enlaces podemos realizar una indización asociativa. La metodología hipertexto permite identificar unos conceptos a través de unos términos seleccionados y establecer los hiper-enlaces, lo que algunos autores llaman indización asociativa.

Estudio de las tecnologías que permiten el trabajo corporativo. Comunicación basada en correo electrónico, colaboración mediante bases de datos documentales compartidas, coordinación basada en el flujo de trabajo. Las tecnologías seleccionadas tienen que potenciar y desarrollar el trabajo corporativo, el trabajo en red.

 

 

2ª FASE DISEÑO

Primera etapa: diseño de la estructura de los documentos generados:

En primer lugar diseño del Sistema de Gestión de la información que organizará, almacenará, recuperará y difundirá la Normativa Básica vigente del Ayto. de Zaragoza.

En segundo lugar diseño de la Base de Datos que nos permitirá almacenar la memoria documental y el fondo documental del Sistema con el objetivo de poder recuperar y difundir la información gestionada que debe caracterizarse por su exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía. Se utiliza una metodología de diseño de Bases de Datos de Entidad/Relación.

En tercer lugar diseño de la estructura de los documentos que se producen, editan y distribuyen. Esta estructura viene marcada por el grado de elaboración del contenido del documento, por su ciclo de vida, por el formato elegido y el soporte en el que se distribuyen.

Segunda etapa: diseño de la presentación de los documentos.

Uno de los objetivos de esta etapa es intentar normalizar al máximo la presentación de los documentos. En este caso concreto nos guiamos por: "El Manual de Identidad Gráfico" y la "Guía de Estilo de Internet" del Ayuntamiento de Zaragoza.

La presentación de los documentos viene determinada por el soporte y el formato utilizado en los mismos. Los documentos en soporte digital ofrecen unas posibilidades de diseños distintas a los documentos en soporte papel, utilización de hiper-enlaces para navegar e Interfaces Gráficos de Usuario.

En esté proyecto a la hora del diseño de documentos distribuidos en soporte digital, se ha tenido en cuenta que muchas veces el usuario quiere o necesita imprimir estos documentos, es decir, hay documentos que es necesario producirlos, editarlos y distribuirlos tanto en soporte papel como en soporte digital y el diseño tiene que permitirlo.

Tercera etapa: diseño del plan de producción y distribución de los documentos, interfaces amigables.

En esta etapa se ha diseñado el plan de producción, edición y distribución de los documentos. Cuando, cómo y dónde produciremos y distribuiremos nuestros productos documentales.

Es muy importante diseñar interfaces amigables que faciliten el acceso y la comprensión de los documentos a los usuarios, por ello se ha dedicado toda la etapa a este único tema. Aquí tendremos en cuentas las características de los usuarios definidas en la fase de planificación

Cuarta etapa: incorporar aspectos hipermedia en el diseño.

 

3ªFASE IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DISEÑADO, ANÁLISIS DOCUMENTAL, PRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS.

Cuando se ha planificado y diseñado el Sistema de Gestión de la Información y la documentación que debe generarse, viene el momento de implementar el Sistema diseñado, el momento de realizar las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documental y el momento de producir, editar los productos documentales resultantes.

 

4ª FASE EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Primera etapa: difundir y explotar los documentos elaborados y la información seleccionada/ gestionada.

Segunda etapa: realizar el mantenimiento de los documentos. (no se tiene que olvidar el ciclo de vida de los documentos)

Tercera etapa: Archivar o expurgar.

 

 

5º.- CONCLUSIONES:

Es necesario establecer un marco metodológico para la gestión de la información y de los documentos que se generan a lo largo del proceso documental, susceptible de automatización y que permita potenciar, facilitar y desarrollar el trabajo corporativo.

Necesidad de un Sistema de Gestión Documental que tenga como objetivo principal el control de calidad del proceso documental.

La metodología seleccionada tiene que proponer técnicas para la búsqueda y recuperación de información según diferentes criterios, teniendo siempre en cuenta las nuevas tecnologías de la Información y las necesidades de los usuarios.

Investigación, análisis, estudio de técnicas que permitan una indización automática.

 

6º.- BIBLIOGRAFÍA

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